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仕事を効率化して成果を2倍にした3つのコツとノウハウを全部公開

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おはようございます。

ブロガー起業家のトリイです。

今日のテーマは仕事の効率化。

みなさんは、仕事を効率化したい!と思う事はありますか?

できるだけ短い時間で仕事を終わらせたい

同じ時間で成果をもっと上げられるようになりたい

でも、終わらせても終わらせても仕事が降ってくる、、、

そんなあなたに、今日は

仕事を効率化するために最も重要なこと

仕事を効率化するだけじゃなく、成果をさらに上げるためのコツ

具体的に仕事の効率を上げるために行うべき3つのステップ

などをご紹介しようと思います。

そもそも、仕事は効率化できるものなの?=はい、10倍は効率化できます

まず、理解するべきなのは、仕事はそもそも効率化できるものなのか?という話です。

仕事の効率化には、2つの方向性があります。

「作業スピードを速める」という方向性と、

「作業工程を組み替える」という方向性です。

その辺は前にこの記事「仕事を効率化して早く帰りたいけど成果も出したいと思ったら読むべき記事」でも紹介しましたが、もしあなたが仕事を効率化したいと考えているなら、この2つのうち「作業工程を組み替える」という方向性で努力をする必要があります。

人間の作業スピードには限界があります。

例えば、どう頑張っても、人間が60分間で200万文字の文章を書くことはできません。しかし、作業工程を組み替えることによって、その仕事を「自分でやらない」「そもそもやらなくて済むようにする」などは実現できます。

効率化とは、「スピードを速める」ことではなく、「やることとやらないことを決める」という事です。

私は、リクルートにいたころから、ずっと仕事は17時帰りでした。なぜなら、小さい子供がいて、「時短勤務」だったからです。そこから、独立して今では小さい子供が3人いて、その後に奥さんも独立して会社を経営しており、そして今は私はメンバーが6人いるITベンチャーを創業して運営しています。

その間、私はずっと10時~17時勤務を貫き、9時に保育園に送っていき、18時にお迎えに行き、毎晩ご飯を自分で作って子供と一緒に食べています。

それでも、会社員時代には売り上げ目標を達成し続け、コンサルは初年度から軌道に乗せ、ITベンチャーとしても顧客数を増やしていくことができています。

断言します。

仕事は10倍効率化できます。

そのために、最も重要な事を今日はお伝えします。

コツ1:仕事を効率化するために最も重要なのは”制約”を作ること

仕事を効率化できない!という人が犯している最大のミスは、

「先に制約を作っていないこと」

です。

あなたは、おそらく18時まで仕事をしようが、22時までしようが、25時までしようが、実際にはあまり問題ないような状態なのではありませんか?

私は、18時に帰らないと、子供が飢えてしまうのです。お迎えに行って、帰ってご飯を作らないといけません。

だから、17時に仕事を終わらせています。終わっているんじゃなく、「終わらせている」わけです。

会社員時代、私は別に奥さんに時短勤務をしてもらうこともできました。

リクルートなんてくそ忙しい会社で、25のおっさんが「時短勤務にさせてくださーい」とか言うのは、結構抵抗があるものです。

しかし、ふと思いました。

”先に制約を作ることで、生産性が上がるかもしれない”

そこで、自分が「17時帰り」という制約を引き受けたのです。

どうなったか。

結果、私はそれまでと同じ業務量と成果を、午前中だけで上げられるようになりました。

もちろん最初は、17時ギリギリまでバッタバタに仕事をしていたり、しょっちゅうお迎えの時間に遅れて保育園に迷惑をかけたりしました。

しかし、制約があるから人は知恵がつくものです。

そのうち、「やらなくて良いこと」が分かってきたり、「人に任せるコツ」を掴んだりして、どんどん仕事が効率化されていきました。

リソース(時間やお金などの資源)が無いことは、何のマイナスにもなりません。むしろ人間を成長させるために必要なのです。

それ以来、私は経営をスタートする時にも「最初からお金を積まない」ようにしています。勤務時間も、10時~17時を貫いています。経営陣に「知恵」がついていない段階で、余計なリソースを持ってしまう事は、会社の生産性を落とすことに繋がると確信しているからです。

こうやって、「先に制約を作る」事ができるか?が、実は仕事を効率化するための、本質的で最も有効な手段だという事を理解してください。

コツ2:仕事を効率化したかったら、”全部を頑張らない”こと

よく、サッカーなどのスポーツでも「上手なさぼり方」みたいな話がありますよね。

90分、常に全力で走り続ける事は不可能なので、うまい選手は緩急をつけて上手にさぼるわけです。

仕事も一緒で、降ってくるタスクを全部同じパワーやスピードでやろうとすると、一気に効率が悪くなります。

仕事を効率化したいと考えている人は、おそらく「ただ早く帰りたい」だけではなく、「仕事の成果や実力も伸ばしたい」と考えているのではないでしょうか?

例えば、今と同じ成果を、半分の時間でできるようになれば、それは「仕事を効率化した」とも言えますが、「実力が2倍になった」とも言えますよね。

そういう視点で考えた時に、”全部を頑張る”というのは非常に効率が悪いのです。

そもそも、人間には「向き不向き」があります。

私は「文章を書く」のは向いていますが、「細かいデータを入力する」のは全くもって向いていません。

しかし、例えば会社員だったら「文章を書く」仕事も「細かいデータ入力する」仕事も、同じように降ってきますよね。

そこで、下手くそな人は両方同じパワーで頑張ってしまいます。

この話の結論は簡単で、つまり「できるだけ向いている仕事ばっかりやる」事で、仕事は圧倒的に効率化できます。

例えば、文章を書くのが苦手な人と、私が同じ分量の仕事を持っているとします。

すると、私はおそらく苦手な人の半分の時間で2倍は良い仕事をやります。

つまり、4倍。

逆に言うと、苦手な事をやっている時にあなたの生産性は1/4程度まで落ちているという事です。

私が細かいデータ入力をやったら、ミスだらけの低品質なエクセルを普通の人の3倍くらい時間をかけて作る自信があります。

とは言っても、「できるだけ向いている仕事ばっかりやる」なんてどうやるの?

という話が、次のコツです。

コツ3:優先度と態度を”はっきり表現”する

最後に、これです。

「できるだけ向いている仕事ばっかりやる」ために重要なのは、はっきり表現する事です。

みなさん勘違いしているかもしれませんが、別に会社や上司は、あなたに「向いていない仕事をたくさん与えて生産性をどんどん落として、ひどい成果を上げさせた上に長時間労働させて地獄のような毎日を送らせてやりたい」とは思っていません。

むしろ逆です。

「できるだけ気持ちよく働いてもらって、短い勤務時間で高い生産性を上げてほしい」と思っています。

そう思っていないと感じる職場なら、腐っているのですぐに転職してください。(割とマジで。)

経営者やマネージャー的にも、部下の悩みなんて多いより少ない方がいいし、生産性も高いにこしたことはありません。

だから、あなたが「自分に向いていない仕事ばっかりやっている」のだとしたら、それはあなたが「はっきり表現していない」のが原因なのです。

というわけで、最後に私が会社員の時にどんな優先度と態度で仕事をして、結果として仕事を効率化させたのか?というのを具体的にお伝えします。

仕事の優先度をつける習慣をつけよう

例えば下記が私の会社員時代の優先度と対処方法です。

仕事の優先度

ちなみに、事業の優先度とはまた別ですよ。

事業全体の優先度で考えると、経営者の視点では全然別のものがありますが、仕事の優先度という視点では今でもあんまり変わっていません。

分かっておいて欲しいのは、今からお伝えすることは別に「自分だけさぼろうとしている」わけではなくて、全体としてみた時に生産性を高めるために重要な事なのです。

この記事「自分にしかできない仕事をやれ!」でも書きましたが、大切なのは、「自分が楽しいことばっかりやることは、自分の生産性を上げるために重要な事であり、自分の生産性が上がることは会社や社会全体で見た時に重要なことだ」と、言い切ってしまうことです。

この、完璧な論拠に反論できる人はいませんので、安心して下記の施策を試してみてください。

ステップ1:右上の「楽しくて今すぐやるべきこと」を、あからさまに全力でやる

まず最も重要なのが、右上のところです。

ここを、あからさまに全力でやります。

いいですか、大事なのは「全力でやる」事では無く、「あからさまに全力でやる」事です。

つまり、誰がどうみても、あいつは「あれだけは頑張っている」というのを一つ作る。

なんでも良いです。

人間は、一つの事ができればOKです。

これは起業とか独立してみると顕著に分かりますが、「なんでもできる人」よりも「何かできる人」の方が価値が高いのです。

そもそも、人間はあまり頭が良くないので、たくさんの特徴を覚える事ができません。

10個も特徴のある人は、一つもないのと同じなのです。

ですから、あなたはとにかく「何かは全力でやってる人」になりましょう。

そうすれば、周囲からも覚えてもらいやすくなり、そして自分も「これはできる」という自信が付いてきます。

その判断基準が、「楽しくて、今すぐやらなきゃヤバいこと」です。

ステップ2:左上の「楽しくないけどやらないとヤバいこと」を、思いっきり手抜きでやる

次に重要なのが、左上のところです。

この、「別に楽しくもなんともないし、むしろやりたくないくらいなんだけど、やらないとヤバい仕事」を、思いっきり手ぬきでやります。

もう、誰が見てもあいつはあれをやりたくないんだろうな、というくらい適当にやります。

納期も遅い、仕上がりも悪い、本人もすごく面倒くさそうにやっている。

そして、「お前、手を抜いてるだろ」と聞かれたら、こう答えます。

「こういう作業、苦手なんですよねー、、、、すいません。」

これ、大事。

「苦手」ね。苦手+全力の謝罪。

手を抜いているんじゃなくて、「苦手」という表現にすり替えます。

こうすると、これ以上詰められなくなります。

しかしここで、「こいつはダメだ」とならないように、右上のところがあるわけですね。

右上をしっかりやっていると、「うーん、まぁこいつは●●は頑張ってるしなぁ」で済みます。ここで右上が無い、つまり「何も頑張っていない」と思われるとクビになりますので注意してください。

ステップ3:左下の「楽しくなくて今すぐじゃなくてもよいこと」を、ガンガン人にお願いする

そして最後の仕上げです。

ここまでで、あなたは「●●は得意だし楽しそうに頑張ってるけど、■■は全然ダメだし本人も苦手って言ってる」というキャラクターが出来上がっています。

ここで、左下の「楽しくなくて、別に今すぐじゃなくても良い」という仕事を、先回りして見つけていきます。

そして、どんどん人にお願いするんです。

もしくは、自分がやらなくても良い仕組みを考えて提案する。

「これって自分がやらなくても、こうすればOKじゃないですかね・・・?」

「すいません、これって私苦手なんですけど、お願いできたりしませんかね・・・?」

こんな感じです。

そうすると、ここまでのキャラクター設定がうまくいっていれば、

「うーん、確かにこいつにこの仕事を任せていても、低品質な上に時間がかかるからなぁ。」

という感じで、周りが巻き取ってくれるようになります。

この左下のところを人に巻き取ってもらう仕組みができれば、左上も時間が経てば勝手に消滅していきます。

結果として、右側しか残らない。

マジです。

やってみてください。

ここまでくれば、しめたもの。

そして右下。

(余力があれば)右下の「別に今すぐやらなくてもいいんだけど、楽しい」ことを、こっそりやる

この部分は、まぁやってもやらなくてもいいです。

私は、上記のステップ3までを進めていった結果、午前中の3時間くらいで全部仕事が終わるようになってしまい、午後は副業してました。

副業だと普通にNG行為ですが、例えば資料つくりが好きな人は「営業資料をブラッシュアップする」とか、自分で「比較的楽しい作業なんだけど、別に今すぐじゃなくてもいいんだけどね」みたいな仕事を見つけて、やりましょう。

ここで悲しいのが、「左側の仕事を人にどんどんお願いしてしまっている」せいで、「別に今すぐやらなくてもいいんだけど、楽しいこと」は、おおっぴらにはできない事です。

「お前、そんなことやってるくらいならコレやれよ」

とか言われかねないので、こっそりやりましょう。

こっそり、副業しましょう。( ・`д・´)

もしくは、勤務時間中に私のメルマガを読んだり、ブログを読んだりしましょう。

仕事を効率化する3つのコツとノウハウまとめ

いかがでしたでしょうか?

仕事を効率化するスキルがつけば、きっとあなたも今よりも短い時間で色々な事が実現できるようになるはず。

細かいツールとかを使いこなすのも大事ですが、

もっと根本的な部分からまずは見直さないと、効率化は実現できません。

この中でも最も重要なのは、私の感覚だと「制約を作ること」ですね。

なので、忙しいあなたほど、子育てしましょう!

私の奥さんも、3人産んで、キャリアを一度も止めずに働き続け、そのまま独立して会社をやってバリバリ売り上げているにも関わらず、さらに平日夜にスクールまで通ってプログラミングとか勉強してますからね。

制約を先に作ることで、人は無限に生産性を高める事ができるのを、我が家は身をもって知っています。

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