おはようございます。
がくちょうです。
みなさんは仕事でよくミスをすることがありますか？
発注を間違えた、請求書の金額を入力ミスした、大事な品物を壊してしまった、、、などなど、仕事で周囲に迷惑をかけるようなミスをしてしまうと、落ち込んでしまってオフの日まで憂鬱になったり、仕事に行くのがいやになったりしますよね。
こちらの記事「仕事に行きたくない気持ちを根本的に解消できる2つの対処法」では転職や副業などをお勧めして、具体的なノウハウなどをお伝えしましたが、仕事でミスをしてしまうのは自分が悪いところもあるので、いきなり転職というわけにもいきません。
そこで今日は
●仕事でミスを減らすためには、具体的にどうすればいいの？
●ミスをしてしまったときに、どう気持ちを切り替えていけばいいの？
●仕事でミスをしてしまっても、周囲からの評価を落とさないためには？
などについてお伝えします。
方法１：仕事でミスをしたら無理やりリフレッシュせずにしっかり悔しがる
私、自分自身もかなり多様なキャリアを歩んできていますし、たくさんの人のキャリア相談やサポートなどもやってきましたので、先にお伝えしておきます。
もし、あなたが仕事でミスをして気持ちが落ち込んだり、翌日以降も引きずってしまってミスを繰り返したりしているなら。
あなたは、「伸びる人材」です。間違いなく。
確かに気持ちを切り替えることは重要ではあります。
仕事のミスをいつまでも引きずって暗い気持ちでいるのは嫌なものですし、実際にあまり気にせずに切り替えられる人もいます。
しかし、気持ちを切り替えられるということは、ある意味「すぐに忘れられる」ということでもあります。
実は、優秀な人材にはある共通点があります。
それが、「悔しがり」であるということです。
仕事で評価を高めていく人は、周りからは「明るくてポジティブ」なように思われていても、実際には非常にネガティブだったり、失敗やミスをいつまでも覚えているものです。
仕事のミスをすぐに「リフレッシュ」してしまう人は、長期的に見てあまり成長しません。
一つのミス、例えばそれが小さいものであっても、そういう部分にこだわりを持って仕事をやっていく人が、結果的に評価を高めていくのです。
ですから、変にリフレッシュしようとせずに、いっぱい悔しがってください。
そして、「二度と同じミスはしないぞ」「ほかの仕事を頑張って周囲にお返しするぞ」という気持ちを強く持てるようになれば、あなたの評価は必ず上がっていきます。
そのうえで、具体的にどうやってミスを挽回していくか？についての方法もお伝えします。
方法２：仕事のミスは自分のせいではない、という視点も持っておく
さて、十分に悔しがったら、次はそれをプラスに活かしていきましょう。
そのためにはまず、
仕事でミスが起きるのは、「個人の問題」と「組織の問題」の2つがあること
を認識する必要があります。
これは、「経営者目線」で仕事を見るというスキルで、仕事の評価を高めていくうえで非常に重要な考え方です。
例えば、あなたが100件発注しなくてはいけないファイルを、1000件発注してしまったとします。
もう、現場としてはあり得ないミスです。発注先に迷惑がかかり、会社に損失が発生するかもしれません。
この時に、あなたが「自分が100を1000と入力してしまった。自分の入力ミスだから自分が悪いんだ。」と考えるのは自然なことです。
しかし、このように考えてみてください。
「もし、自分以外の人が同じことをやっても、100％絶対に間違わなかっただろうか？」
つまり、自分以外の人間の視点になって、もう一度ミスを見直してみるのです。
そうやって考えると、実は組織における仕事のミスのほとんどが「自分以外でもミスは起こり得る状態」になっています。
組織の問題としての事例をいくつかお伝えすると、
- 発注や請求などの重要な書面やデータを、二重チェックせずにそのまま処理している
- 同時に処理するのが難しいレベルの業務量を、たった一人がこなしている
- 休憩時間を取らずに、集中できる時間を超えて労働時間が発生している
- 人員配置ミスで、その人に向いていない業務を任せてしまっている
などがあり得ます。
何かミスが起こってしまった時には、もちろん「個人が注意する」ことでも改善できますが、そもそも「組織としてミスが発生してしまう体制になっている」という証拠でもあるのです。
言い換えれば、ミスが起こったのは
組織の問題点を発見した瞬間
でもあるということです！
ミスが起きなくなる仕組みを組織に提案してみよう
そういう視点で、もう一度ミスが発生した原因を「組織の問題」として考えてみてください。
そして、どうすればミスが発生しづらくなるか？という仕組みやルールを考えて、組織に提案してみることをお勧めします。
ちなみに私が昔働いていた組織では、ミスをしてしまった時には「もう一度発生しないような仕組みを考えて、提出して」と言われていました。
もし、あなたの職場でこういった声掛けが無かったとしたら、あなたは
- ミスを謝罪する言葉と一緒に
- 二度とミスが起こらないような仕組みやルールもセットで提出する
という習慣を持つだけでOKです。
- ミスが起こりやすい場所に張り紙やシールなどで注意喚起をする
- 二重チェックしてもらう仕組みにする
- チェックリストを作ってあさイチに確認するルールを作る
など、考えれば必ず良い仕組みができます。
もし、いきなり提案が難しいようなら、まずは自分だけでそのルールや仕組みを使ってみましょう。
それでミスが減っていくのを見れば、自然と周りから「何をやってるの？」などと聞かれ始めるので、そのタイミングで提案しても良いと思います。
「罪を憎んで、人を憎まず」という言葉がありますが、起こしてしまった人間を憎むのではなく、起こってしまったミス自体を憎んで、それを二度と起こさないようにしていこうという考え方です。
ただ、組織にそういう考え方が根付いていない場合は、ミスを起こしてしまった本人が「自分の責任をあいまいにして、組織のせいにしようとしている」と思われかねません。
ですから、まずはきっちり謝罪をして自分の責任を認めて、そのうえで「自分の後輩が入社した時に同じミスをしないように、こういった方法を考えてみました」などの切り口で、あくまで自分のためではなく「会社のために行動した」と理解してもらうことが重要です。
こうやって会社のために自分で考えて行動してくれる人材は、周りからも評価されていくものです。
方法３：向いている仕事ばかりできる環境を整えよう
一度だけのミスなら別ですが、もしあなたが何度も似たようなミスをしてしまっているのであれば、それは間違いなく「仕事が向いていない」のが原因です。
こちらの記事「仕事を効率化して成果を2倍にした3つのコツとノウハウを公開」でもご紹介しましたが、人には向き不向きがあります。
例えば、
- 細かい計算が苦手なのに、給与の計算や処理などをやっている
- たくさんの人と同時に連絡を取るのが苦手なのに、顧客対応をやっている
- 一つのことに集中して取り組みたい職人肌タイプなのに、あれもこれも任されてやっている
など、どうしても「自分の性質と向いていない仕事」をやっていると、生産性が落ちてミスも増えるものです。
そういう場合には、この記事「仕事を効率化して成果を2倍にした3つのコツとノウハウ」の中でお伝えした4つのステップを実施することで、自分に向いている仕事に取り組めるような環境を整えていくことをお勧めします。
自分に向いている仕事に集中して取り組めるようになっていけば、結果として仕事の生産性も高まり、ミスも減り、周囲からの評価は高くなっていきます。
ちなみに、実を言うと私自身も
めちゃくちゃ性格が偏っているタイプ
で、苦手な作業や面倒だと思った仕事は全くやらずにいつまでも後回しにしてしまい、常に会社でミス連発していました。
ただ、一人で起業してビジネスを始めてからは、
- 自分の得意な作業だけ代行してあげてお金を稼ぎ
- 自分の苦手な作業は誰かにお願いしてお金を払う
という感じになったため、めちゃくちゃ得意なことしかやらずに済んでいます。
ぶっちゃけ、私と同じように
ちょっとクセが強すぎる性格
の人がいたら、会社員は諦めて一人起業という選択肢を狙うのもアリだと思います。
一人起業でビジネスを立ち上げて、確実に成功するための法則については、下記の記事で解説しましたので合わせてご覧ください▼
方法４：とにかく、「同じミス」だけは二度起こさない！
経営者や上司の視点から考えても、仕事でミスが起こることは当たり前のことです。
最初からミスをゼロにしようとしても、そんなことはできないのはみんな分かっています。
おそらく、あなたも「1度目のミス」であれば、周りの人も心配してくれたり、同情してくれることのほうが多いでしょう。
しかし、「同じミスを二度起こしてしまう」と話は別です。
同じようなミスを二度起こしてしまう、特に短い期間で二度起こしてしまうと、途端に
周囲からは「あいつは反省していない」と思われ、
上司からは「あいつは成長していない、する気が無い」と思われてしまいます。
ミスは、とにかく二度目を起こさないことが非常に重要なのです。
ですから、一度起こしてしまったものは仕方がないと考えて、とにかく「絶対に二度目がすぐに起こらない」ように知恵を絞って仕組みを作っておきましょう。
よく、メモを取る、整理整頓をするなどの抽象的な解決策を見かけますが、実際には一つひとつのミスにはそれぞれに原因が違います。
慣れないメモを取ってもむしろミスが起こりやすくなるだけ。
変に自分の習慣を変えようとするのではなく、「一度起こったミスが二度と起こらないために、どんな仕組みがあればよいか」を全力で考えるべきです。
仕組みの事例：アパレル販売員で、レジミスをしてしまった
例えば、レジミス。レジミスをしてしまった原因は何か？を考えた時に、「急いでいて、似たようなボタンを間違えて押してしまった」ことが原因だとします。
そういう時に、「次は気を付けるぞ！」と反省することには何の意味もありません。そうやって気持ちで解決しようとしても、必ずもう一度ミスが起こってしまいます。
それよりは、例えば「レジに小さい付箋で注意書きを貼る」「似たようなボタンを色分けしておく」「レジ打ちの前に自分の名札のバーコードをスキャンするので、その名札に打ち間違い注意！と書いておく」など、仕組みにしてしまうのがコツです。
ミスが起こった原因を考え、次に同じ行動をとるときにミスが発生しにくくなる仕掛けを設置しておくのです。
ほかにも、
顧客に渡す資料に数値のミスがあった場合は・・・
- 人間が計算して手入力していたものを、データ連動して自動入力されるようにする
- 顧客に渡す前に、必ず一度社内の人に向けて口頭で読み上げるようにする
宛先を間違えてメールを送ってしまった時は・・・
- ほかの仕事のついでに返信するのではなく、まとめてメール処理の時間をとって集中して行うようにする
- 宛先に登録してある名前をわかりやすく変更して整理しておく
など、原因を整理して、同じミスが発生しにくくなるような仕組みをどんどん作っていく事が重要です。
仕事でミスを起こしてしまった人の対処法まとめ
もし、仕事でミスを連発してしまったとしても、
- 自分はダメな人間だ、、、、
- ミスを起こさない人間になりたい、、、、
などの考え方は禁物です。
まずは、「ミスで凹むということは、自分は仕事にこだわりを持てるまじめな人材だ」ということをぜひ認識してください。
あなたは、伸びます。
そのうえで、
- きっちり反省して悔しがる
- 自分の非を認めて謝罪した上で、組織の問題を改善できないか考えて提案してみる
- 自分に向いている仕事ができるように行動してみる
- 同じミスを二度と起こさないように仕組みを作っていく
という動きをしてみてください。
罪を憎んで、人を憎まず。
ぜひ、あなたも意識してみてください。
